Kerta-avustuksen saajan tulee toimittaa yksityiskohtainen selvitys aiheutuneista kuluista. Kirjaa avustetun toiminnan menot ja tulot taulukkoon tai toimita selvitys liitetiedostona. Maksu tapahtuu toimitettujen kuittien mukaisesti.
Avustus on osarahoitus. Avustuksen saajalla tulee olla myös omaa varainhankintaa toiminnan järjestämiseksi. Omarahoitusosuudeksi voidaan hyväksyä rahan ohella vapaaehtoistyö (laskennallinen arvo 10 € / tunti). Jos kirjaat erittelyyn vapaaehtoistyötä, merkitse vapaaehtoistyön laskennallinen arvo sekä menoihin että tuloihin, jotta menojen ja tulojen kokonaissumma on yhtä suuri.
Huom! Joskus avustuksen saajan omarahoitus (esimerkiksi kahvio- tai lipunmyynnistä saatava tulo) on ollut odotettua suurempi, eli se on kattanut odotettua paremmin toiminnasta syntyneitä menoja. Silloin maksettava avustussumma saattaa olla myönnettyä avustusta pienempi. Jos toiminta on tuottanut voittoa (eli tuloja on enemmän kuin menoja), avustukselle ei nähdä tarvetta ja avustusta ei makseta lainkaan.